Cómo organizar efectivamente el espacio de trabajo.

Alexandra savina

La mayor parte del día lo pasamos en el trabajo., ya sea oficina u oficina en casa. Sin embargo, a menudo sacrificamos nuestro propio confort y rara vez pensamos en cómo nos afecta el espacio que nos rodea. Si le parece que no tiene tiempo y está atascado en un montón de tareas, es posible que el asunto esté en una pila de papeles sin ensamblar sobre la mesa donde es imposible encontrar algo. Compartimos consejos que le ayudarán a organizar mejor su lugar de trabajo para trabajar de manera más productiva.

Deshacerse del exceso

Antes de comenzar a reorganizar el lugar de trabajo, debe desechar todo lo innecesario. Incluso si trabajas de manera más productiva en una mesa sin limpiar, deshacerte de lo que no trae nada bueno no hará daño. Esto se aplica a todo: documentos de trabajo, papelería y cualquier otra cosa: intente hacer lo mínimo necesario. Deseche a sangre fría lo que no le ayuda en su trabajo: un par de cosas memorables y una foto favorita en un marco no interferirán, pero si son mucho más grandes, pueden tomar una parte importante de la superficie de trabajo.

Limpieza de primavera cada pocos meses y mantenerla limpia regularmente. Elija el horario más conveniente para usted (por ejemplo, 15 minutos al final de cada día laboral o una hora del viernes) y apéguese a él: será más fácil mantener el orden y los documentos y papeles no se acumularán en la mesa. Y para deshacerse de lo innecesario fue más fácil, siempre mantenga un cubo de basura junto a la mesa. Además, al final del día es útil limpiar la mesa con un paño antibacteriano.

Tratar con papeles y documentos

Seamos honestos: el papel - la principal fuente de basura en el escritorio. Y, aunque trabajamos con ellos cada vez menos, no hay tantas empresas que hayan cambiado por completo a la gestión de documentos electrónicos como podría haber sido. Para poder manejar el flujo fue más fácil, en la mesa puede tener dos bandejas o dos carpetas, dependiendo de la cantidad de documentos con los que tenga que lidiar. En la primera, debe agregar todo lo nuevo: solicitudes de firma, cartas sin abrir y similares. En el segundo, debe enviar los documentos que miró y tratar más tarde, para que no quede nada sin atención.

Para los documentos con los que no tiene que tratar en este momento, pero que aún debe llevar con usted, es mejor tener un determinado sistema de almacenamiento. No tiene que ser carpetas familiares: si no tiene mucho espacio en la mesa, puede intentar colgar bandejas especiales (por ejemplo, para guardar periódicos) en la pared. Las pequeñas notas, notas y recordatorios en lugar de un panel de corcho aburrido se pueden colgar en una cuadrícula especial. Los documentos especialmente importantes se pueden escanear y almacenar en una copia de computadora.

Considere el sistema de accesos directos y basura: quizás sea suficiente para que usted simplemente firme las carpetas, o tal vez sea útil marcarlas con color para encontrar lo que necesita más rápidamente. Al doblar papeles, pregúntese si realmente los necesita y si los contactará en el futuro. La mayoría de lo que almacenamos "por si acaso" nunca lo usamos. Trate de no iniciar la carpeta "Otro" o "Misceláneo"; lo más probable es que con el tiempo olvide qué es exactamente lo que está allí.

Intenta introducir el principio "Papel - Acción". No deje que los documentos y las notas se apoyen en la mesa, considérelos como una acción que debe realizar: por ejemplo, la tarjeta de presentación en la que está escrito el número de teléfono es una ocasión para hacer un nuevo contacto en el teléfono inteligente o anotar en el diario que necesita a alguien. llamar

Utilice cajas y otras herramientas de almacenamiento.

Después de tratar con los papeles, preste atención a otros elementos en su escritorio. Con el amor que elija, papelería, es mejor no tenerlos todo el tiempo sobre la mesa y obtener lo que necesite, para que haya más espacio y menos polvo. Para cosas pequeñas, puedes, por ejemplo, usar posavasos de huevo. En una caja o contenedor separado, vale la pena poner lo que no usa con mucha frecuencia: por ejemplo, un trazo, una calculadora o una cinta adhesiva.

Las cajas, carpetas y contenedores de almacenamiento son económicos (se pueden encontrar en el mismo IKEA), pero ayudarán a usar el espacio de trabajo de manera mucho más eficiente, tanto en la oficina como en el hogar. Elija los duraderos que durarán por mucho tiempo, y no se olvide de pensar en el sistema de etiquetas y basura, como es el caso de los papeles.

Mantener los cables en orden.

Para que el escritorio se vea más limpio, debe ocultar los cables y los cables de extensión: puede comprar un contenedor especial, o puede intentar hacerlo usted mismo, desde una caja de zapatos. Si no hay mucho espacio y no hay lugar para ocultar los cables, debe al menos amarrarlos suavemente para que no interfieran y no se confundan.

Ordenar archivos en la computadora

Otro punto importante en la organización del espacio de trabajo es la clasificación de archivos en la computadora. Si aún no lo ha hecho, reserve una hora o dos para organizar los documentos de una manera nueva: da miedo asumirlos, pero luego se lo agradecerá. Al igual que en el caso de los papeles ordinarios, la sistematización y las etiquetas que son convenientes para usted son de gran ayuda. Si a menudo tiene que trabajar con diferentes versiones del mismo documento, es útil considerar un sistema de nombres que sea comprensible para todos los empleados que trabajan en la tarea. Además, el nombre de cada nueva versión, puede agregar la fecha y, si es necesario, la hora; será muy fácil de entender cuándo se realizaron los últimos cambios y comparar versiones.

Las carpetas que no necesita en este momento, pero serán útiles en el futuro, puede archivar, para que sea más fácil navegar. Una copia de los documentos más valiosos debe almacenarse en el servicio en la nube, por si acaso.

Organizar espacio de almacenamiento adicional.

Este consejo es necesario principalmente para aquellos que trabajan desde casa, y no solo con documentos, sino también con materiales más voluminosos: si deja los papeles en la mesa durante el fin de semana en la oficina, no es tan aterrador, entonces, en casa, desea que el espacio sea lo más limpio posible. No todos tienen una oficina separada o un área de trabajo grande, pero en este caso hay una salida. Puede agregar estantes colgantes sobre la mesa u organizar un almacenamiento adicional debajo.

Divide el lugar de trabajo en zonas

Esta es una técnica útil que lo ayudará a enfrentar más eficazmente diversas tareas: tome un lugar para trabajar en una computadora y un área separada para tareas que se pueden resolver sin ella, con documentos impresos o, por ejemplo, una lluvia de ideas con un cuaderno en la mano. Incluso si tiene una mesa pequeña, aún puede dividir el espacio: es suficiente, por ejemplo, moverse hacia el otro lado o sentarse en un sofá común.

Si trabaja desde su casa, es muy importante asignar un espacio separado para el trabajo (incluso si es parte de una mesa de cocina o una mesa plegable pequeña). Esto es principalmente necesario para separar el trabajo y la vida personal (trabajar desde casa puede ser difícil cambiar de un modo a otro), pero puede ser útil desde un punto de vista más práctico. Por ejemplo, es útil tener una computadora de trabajo separada para que los niños no se acerquen y que no se rompa en el momento más inadecuado.

Mantener las cosas a mano

Creemos que estás aplicando este principio de todos modos, pero será útil repetirlo. Al configurar una oficina en casa, organizar el espacio y determinar dónde se encontrará una cosa u otra, comience principalmente a partir de la estructura del flujo de trabajo. Siempre debe tener a mano las cosas más necesarias; de lo contrario, guíese por la forma en que usa los objetos, por ejemplo, mantenga el papel cerca de la impresora y las etiquetas adhesivas cerca del área donde trabaja con documentos o lee los libros necesarios para el trabajo.

Cuida las cosas que te hagan sentir mejor.

Pensando en el espacio de trabajo, no se olvide de la comodidad, también en cosas pequeñas. Es muy importante elegir una silla cómoda para que no haya dolor en la espalda y el cuello, cuidar la iluminación suficiente (si está oscuro en la oficina, comprar una lámpara de escritorio) y otras cosas que pueden hacer que la oficina funcione mejor, por ejemplo, una almohada debajo de la muñeca. Ayuda a prevenir la aparición de síndrome de túnel o reposapiés, que alivia la carga en la espalda y el cuello.

No comas en tu escritorio

Aunque este consejo no se relaciona con la organización del espacio, sino con la organización del proceso de trabajo, y parece obvio, a menudo todavía se descuidan, pero son en vano. Cuando come en su escritorio, puede comer más inconscientemente (cuando estamos ocupados, no prestamos atención a cuánto comemos, incluso si no tenemos hambre, y con frecuencia no elegimos los bocadillos más útiles). Además, una pausa para el almuerzo (aunque sea pequeña) ayudará a distraerse de los negocios y volver a ellos con nuevas fuerzas.

Si no puede evitar comer bocadillos en su escritorio, elija alimentos que no se desmenuzen, se derramen o se manchen (sacudir las migajas del teclado o derramar la sopa en una computadora portátil que funciona es una perspectiva triste), trate de tener cuidado y no molestar a los demás (puede oler un fuerte olor a comida). ser desagradable para los colegas), limpiar después de ti mismo y asegurarte de limpiar la mesa después de la cena.

Fotos: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA Design Store