Último arranque: cómo tratar rápidamente los asuntos laborales
alexander savina
Al final de la semana (y al final del año también) nuestro único deseo es lidiar rápidamente con el funcionamiento y finalmente comenzar a descansar. Existe una gran variedad de libros y manuales sobre gestión del tiempo: encontrar lo que más le convenga no es difícil. Para aquellos que aún no están listos para profundizar en el tema, hemos recopilado algunos consejos y trucos que ayudarán a hacer frente a los asuntos de trabajo más rápido y lo harán más productivo.
No busques multitarea
El simple consejo que pocos siguen realmente: para hacer frente a una tarea rápida y bien, es mejor hacerlo solo y, si es posible, eliminar todas las distracciones. No todos pueden concentrarse igualmente en varias cosas al mismo tiempo, especialmente si cada una de ellas requiere inmersión y atención, debido a esto, la calidad del trabajo se resiente.
Salas de chat de trabajo, mensajería instantánea, correo electrónico: todo esto es muy molesto. Piense en cómo puede deshacerse de las distracciones; por ejemplo, no responda de inmediato, tan pronto como aparezca una notificación sobre un nuevo mensaje, registre las tareas de terceros que surgen durante el trabajo para resolverlas más adelante, o agrupe tareas similares y reserve tiempo durante el día para resolver ellos Esto último permitirá menos distracciones, sin necesidad de reconstruir de un tipo de tareas a otro. Seguir este principio requerirá disciplina y una gran resistencia, pero el resultado no tomará mucho tiempo.
Planifica tu día de trabajo
La lista de tareas pendientes es una técnica simple que facilita mucho el trabajo: puede estimar la cantidad real de tareas y establecer plazos realistas para que se completen. No importa cuánto le gustaría creer en lo contrario, pero todas las tareas tienen diferentes grados de importancia, por lo que, al planificar su trabajo, establezca prioridades. Considere en qué hora del día es más productivo e intente resolver las tareas más importantes y difíciles en este momento. Por ejemplo, muchas personas están más acostumbradas a comenzar el día revisando el correo de su trabajo, pero esta no siempre es la mejor solución: si está más activo en las mañanas, antes de cansarse y perder la atención, es mejor dejar este momento para las tareas más difíciles o creativas que requieren concentración.
Las reuniones a menudo pueden interrumpir un día, por ejemplo, si se llevan a cabo un par de horas después del inicio de la jornada laboral, para las cuales no tiene tiempo de completar al menos una tarea. Cuando planifique su tiempo, piense si tendrá tiempo para hacer algo antes y después de las reuniones o entre ellas. ¿Tal vez sea más fácil posponer la reunión para la mañana? Además, el trabajo es impredecible y es posible que tenga tareas imprevistas en cualquier momento. Por lo tanto, es mejor que el plan para el día no fuera muy denso y que hubiera suficiente tiempo para sorpresas: cuente con 5-6 horas de trabajo continuo.
Establezca plazos y apriételos.
Una de las razones por las que no podemos hacer frente a la tarea más rápidamente es la falta de una fecha límite clara: el trabajo a menudo lleva todo el tiempo asignado para ello. Los plazos para las tareas difíciles son especialmente importantes: muy a menudo acortamos y trabajamos en una tarea difícil, porque nos parece inmenso, un plazo claro ayuda a que sea más comprensible.
Para empezar, intente reducir el trabajo en una tarea en la que suele pasar varias horas, durante media hora; tal vez usted mismo no se dé cuenta de cómo hacer frente a todo más rápido de lo habitual. Es cierto que vale la pena tener cuidado aquí: establezca plazos realistas (no trate de hacer todo el trabajo del día en dos horas) y no se presente si no pudo manejar la tarea en el tiempo asignado: no trabaja en un estrés constante y sin pánico.
Pasa menos tiempo con tareas sin importancia.
No todas las tareas de trabajo son igual de importantes, por lo que no vale la pena dedicarles el mismo tiempo. Simon Reynolds, un mentor de negocios, aconseja dejar diez minutos o incluso menos para tareas pequeñas: la mayoría de las veces no requieren un rendimiento perfecto, por lo que puede donarlas para realizar tareas más importantes. De acuerdo con Reynolds, uno puede ahorrar hasta 90 minutos al día; lo principal es tratar de reducir el tiempo para las tareas a propósito varias veces al día. Además, una de las mejores formas de ingresar al ritmo al comienzo de la jornada laboral es realizar una pequeña (¡esto es importante!) Y no la tarea más difícil. Esto es comparable al entrenamiento de la mañana: se sentirá mejor y podrá hacer otras cosas.
Otra técnica útil: tratar de gastar en tomar decisiones solo un minuto. A menudo pasamos mucho tiempo pensando en ello, pero no siempre las decisiones que se toman se vuelven mejores. Si nota que a menudo sabe cuál es la decisión correcta, pero tómese el tiempo, intente establecer un plazo de 60 segundos.
Elija un esquema de gestión de tiempo adecuado.
Existen muchas técnicas para ayudarlo a ser más productivo y mejorar su día. Lo principal es encontrar el suyo propio. Uno de los más comunes es la "técnica del tomate" (su creador usó un temporizador en forma de tomate). Se basa en una lógica simple: necesitamos tiempo para involucrarnos en el trabajo y realizarlo de manera efectiva, y tiempo para descansar. "Técnica del tomate" significa que divide su trabajo en bloques: "tomates".
Debe configurar un temporizador durante 25 minutos (este es un "tomate"), durante el cual solo estará ocupado en el trabajo, sin ser distraído por nada más. Después de que suene el temporizador, tome un descanso de cinco minutos y luego comience un nuevo bloque. Después de tres o cuatro bloques de 25 minutos, haga una pausa más larga y descanse durante 15-30 minutos.
No tiene que adherirse estrictamente a estas cifras: los intervalos de tiempo pueden ser cualquiera, lo principal no es demasiado corto; de lo contrario, no tendrá tiempo para hacer una cierta cantidad de trabajo sin distraerse. Esta técnica es muy efectiva: durante un período de tiempo en el que no hace otra cosa que no sea el trabajo, puede atrapar mucho más. Además, en los "tomates" puede medir cuánto tiempo dedica a esta o aquella tarea, y es mejor planificar su tiempo.
Piensa en lo que puedes rechazar
Es importante evaluar de manera adecuada y estricta la cantidad de su trabajo, entonces resultará ser más rápido. El entrenador Mark McCartney aconseja a sangre fría descartar todas las cosas innecesarias: evalúe cuáles de sus tareas son las más importantes e importantes, y cuáles puede dejar (bueno, o intente delegar). Según McCartney, muy a menudo acordamos hacer algo en la máquina, sin pensar por qué es importante esta tarea y si realmente es tan importante.
Un enfoque crítico ayuda a hacer su vida más fácil y priorizar. En la práctica, esta recomendación se ocupa principalmente del correo electrónico; piense en cómo puede optimizar el proceso (por ejemplo, use plantillas o respuestas automáticas para correos electrónicos que no requieren una respuesta cuidadosa) y si vale la pena responder a todos los mensajes.
Tomar descansos
Usted ya sabe esto: una persona cansada simplemente no puede trabajar con eficacia. A menudo, para hacer más, nos esforzamos por trabajar más tiempo y sin pausas, aunque vale la pena hacer lo contrario. Cualquiera que haya abandonado el hábito del estudiante de dormir un par de horas al día sabe por experiencia que si duerme lo suficiente y descansa del trabajo por las noches, será mucho más productivo y podrá hacer mucho más que si llegara a trabajar medio dormido. Además, pausa tanto como sea posible. Al mismo tiempo (y usted también lo sabe), el descanso debe ser de alta calidad: no debe quedarse en el teléfono inteligente o comenzar a hojear Facebook; es mejor alejarse de la computadora por un momento y distraerse del flujo de información.
Se honesto contigo mismo
Quizás el consejo más importante: solo usted puede entender exactamente lo que obstaculiza su productividad. A menudo tenemos menos tiempo debido a los hábitos establecidos, y aquí debemos admitir honestamente que vale la pena cambiarlo. Cuando vienes a trabajar, ¿pasas veinte minutos involucrándote en el proceso? ¿Te gusta tomar café con un colega después del almuerzo? ¿Cambia constantemente entre tareas y no puede concentrarse en una cosa? Quédate con los mensajeros? Sabes que hacer